Gerir a Liken no Shopify

Antes de começar

O painel de gestão do Shopify chama se admin. É lá que acontece tudo o que está neste manual.

Como entrar

• No computador: abra admin.shopify.com e entre com o email e a palavra-passe da conta.
• No telemóvel: instale a app Shopify (App Store ou Google Play). Dá para fazer quase tudo por lá, incluindo pôr a etiqueta de esgotado num produto, e recebe um aviso sempre que entra uma encomenda.

O menu lateral

Do lado esquerdo do painel tem o menu principal. Estas são as áreas que vai usar mais:

Categorias e subcategorias

No Shopify as categorias chamam se coleções. A loja tem 5 categorias principais, cada uma com as suas subcategorias. São estas que aparecem no menu do site.

Como um produto entra numa categoria

Há duas regras diferentes, uma para as categorias principais e outra para as subcategorias. É importante perceber a diferença.

Outras coleções que existem

Criar uma subcategoria nova

1. Clique em Adicionar coleção. Dê um título (ex.: Grips) e uma descrição curta. Essa descrição aparece no topo da página da coleção.

2. Em Tipo de coleção, escolha Manual, como as outras subcategorias.

3. Se quiser, adicione uma imagem. É usada como fundo escuro no topo da página da coleção.

4. Carregue em Guardar e depois em Adicionar produtos para escolher o que entra.

5. Por fim, ponha a coleção no menu do site (secção 12, "Menus").

Adicionar um produto

Cada artigo que vende é um produto. As medidas de agulha, as cores de tinta ou os tamanhos de luva tratam se como variantes, na secção seguinte.

1. No menu lateral clique em Produtos e depois em Adicionar produto, no canto superior direito.

2. Preencha o Título com a marca, o nome e o tamanho. Exemplo: "Proton Evolution Process Butter 250ml". É assim que o cliente procura.

3. Escreva a Descrição no formato que usamos em toda a loja (ver caixa abaixo).

4. Em Multimédia, arraste as fotografias. A primeira é a que aparece no cartão da loja; a segunda aparece quando se passa o rato por cima do cartão.

5. Preencha o Preço, com IVA incluído. Se o produto estiver em promoção, use também o Preço de comparação.

6. Em Inventário, siga a regra da secção 05: nas agulhas, controla se a quantidade; nos restantes produtos, desmarque "Controlar quantidade".

7. Se o produto tiver medidas, cores ou tamanhos, crie as Variantes (secção 04).

8. No lado direito, preencha a Organização do produto: Tipo (define a categoria principal), Fornecedor (a marca), Coleções (a subcategoria) e Etiquetas.

9. Em Estado, escolha Ativo para aparecer no site, ou Rascunho se ainda não estiver pronto. Confirme também que em Publicação está marcada a Loja online.

10. Carregue em Guardar. Depois use Pré-visualizar para ver como ficou.

O que significa cada campo

Variantes

Quando o mesmo produto existe em várias medidas, cores ou tamanhos, não se cria um produto para cada um. Cria se um produto com variantes. O cliente escolhe na página do produto.

1. Dentro do produto, desça até Variantes e clique em Adicionar opções como tamanho ou cor.

2. Dê nome à opção (ex.: Medida, Cor ou Tamanho) e escreva os valores, um a um. Escreva os valores pela ordem em que quer que apareçam no site.

3. Se precisar de uma segunda opção (por exemplo, Medida e Caixa), clique em Adicionar outra opção.

4. Clique em Concluído. O Shopify cria todas as combinações numa lista.

5. Preencha o preço de cada variante. Se todas tiverem o mesmo preço, basta confirmar.

6. Nas agulhas, preencha também a quantidade de cada variante (secção 05).

7. Para mostrar a foto certa quando o cliente escolhe uma cor, clique no ícone de imagem ao lado da variante e escolha a fotografia.

8. Carregue em Guardar.

Stock e esgotados

Na Liken não se conta o stock de todos os produtos. Há duas formas de trabalhar, consoante o tipo de produto. Esta é a parte mais importante do manual.

O que o cliente vê quando um produto está esgotado

O produto continua a aparecer no site, para o cliente saber que a Liken o vende e que vai voltar:

• Nos cartões (categorias, página inicial, sugestões): aparece a etiqueta preta "Esgotado" no canto da foto.
• Na página do produto: o botão de compra desaparece e no lugar dele aparece a caixa "Volta brevemente", com um botão que leva à página de contacto.

Marcar um produto como esgotado (sem inventário)

1. Abra o produto e, do lado direito, no campo Etiquetas, escreva esgotado e carregue em Enter.

2. Carregue em Guardar. O site atualiza de imediato.

3. Quando o produto voltar, abra o mesmo produto, clique no x da etiqueta esgotado e Guardar.

Atualizar o stock das agulhas

1. Em Produtos, clique em Inventário. Aparece uma tabela com as variantes que contam stock e a quantidade de cada uma.

2. Encontre a agulha (pesquisa ou filtros). Pode filtrar pelo tipo de produto Agulhas para ver só estas.

3. Na coluna Disponível, clique no número e escreva a quantidade nova. Quando chega mercadoria, use Adicionar para somar ao que já existe.

4. Para pôr uma medida indisponível, escreva 0.

5. Carregue em Guardar.

As duas definições de inventário em cada produto

Encontram se na secção Inventário da página do produto (ou de cada variante).

Etiquetas com função

A maior parte das etiquetas serve só para organizar. Estas têm um efeito direto no site ou no trabalho interno.

Produtos a caminho

Quando chega uma fatura de um fornecedor, os produtos novos são criados logo, em Rascunho e com preço a 0 €. Assim ficam prontos, com fotos e descrição, à espera do preço de venda.

Pôr um produto a caminho à venda

1. Na lista de Produtos, abra o separador Rascunho (ou pesquise pela etiqueta sem-preco).

2. Abra o produto e preencha o Preço (em todas as variantes, se tiver).

3. Confira as fotografias e a descrição. Se a etiqueta sem-imagem estiver lá, junte as fotos verdadeiras do produto.

4. Retire as etiquetas sem-preco, a-caminho e sem-imagem.

5. Mude o Estado para Ativo e Guardar. O produto entra logo na categoria e subcategoria que já tem definidas.

Editar, duplicar e arquivar

Três ações que poupam muito tempo no dia a dia.

Tratar das encomendas

Sempre que alguém compra, a encomenda aparece em Encomendas e recebe um aviso por email e na app. O trabalho é simples: confirmar, embalar, enviar e marcar como processada.

Perceber os estados

Cada encomenda tem dois estados, um para o dinheiro e outro para o envio.

Enviar uma encomenda, passo a passo

1. Em Encomendas, abra a encomenda. Confirme que está Paga e veja os artigos, as variantes (medida, cor, tamanho) e a morada de entrega.

2. Separe e embale os artigos. Se precisar, use Imprimir no topo da encomenda para ter a lista em papel.

3. Leve a encomenda aos CTT e guarde o número de seguimento.

4. De volta à encomenda, na caixa Não processado, clique em Marcar como processado.

5. Cole o número de seguimento e confirme a transportadora (CTT). O Shopify muitas vezes reconhece a transportadora sozinho.

6. Deixe ativa a opção Enviar notificação ao cliente. O cliente recebe um email com a ligação para acompanhar a entrega.

7. Confirme. A encomenda passa a Processado.

Notas internas

No fundo de cada encomenda existe a Cronologia. Pode escrever lá notas que só a equipa vê, como "cliente pediu para juntar à encomenda de sexta" ou "trocou 3RL por 5RL por telefone". Fica tudo registado.

Cancelar, trocar e reembolsar

Acontece: a medida não era a certa, o cliente arrepende se, um artigo esgotou antes de enviar.

Reembolsar uma encomenda

1. Abra a encomenda e clique em Reembolsar no topo.

2. Indique a quantidade de cada artigo a reembolsar. O valor é calculado automaticamente.

3. Nas agulhas, se o artigo voltou fechado e em bom estado, deixe marcada a opção de repor o artigo no stock.

4. Confirme se quer devolver também os portes e escreva o motivo, para ficar registado.

5. Clique em Reembolsar. O dinheiro volta ao cliente pelo mesmo meio com que pagou.

Cancelar uma encomenda que ainda não foi enviada

Abra a encomenda, clique em Mais ações e depois em Cancelar encomenda. Escolha se quer reembolsar o cliente e repor o stock, e confirme.

Criar descontos

Útil para campanhas no Instagram, estúdios que compram todos os meses ou datas especiais.

1. No menu lateral, abra Descontos e clique em Criar desconto.

2. Escolha o tipo. O mais comum é Valor descontado nos produtos (uma percentagem ou um valor fixo).

3. Escolha o método: Código de desconto (o cliente escreve um código, por exemplo LIKEN10) ou Desconto automático (aplica se sozinho no carrinho).

4. Defina o valor (ex.: 10%) e a que se aplica: toda a loja, uma categoria (coleção) ou produtos específicos.

5. Se quiser, limite o uso: compra mínima, uma utilização por cliente, número máximo de utilizações.

6. Defina a data de início e, se for uma campanha, a data de fim. Carregue em Guardar.

O site: páginas e menus

O aspeto do site foi desenhado à medida da Liken. A maior parte dos textos e imagens pode ser mudada sem tocar em código.

As páginas e onde se editam

Menus

Pôr uma coleção nova no menu

1. Abra o Menu principal e clique em Adicionar item de menu.

2. Escreva o nome que vai aparecer (ex.: Grips) e, no campo da ligação, escolha Coleções e depois a coleção certa.

3. Para ser uma subcategoria, arraste o item para dentro da categoria principal (fica ligeiramente recuado, por baixo dela).

4. Carregue em Guardar.

Em algumas contas, os menus aparecem em Conteúdo › Menus em vez de Loja online › Navegação. O funcionamento é o mesmo.

Rotina recomendada

Com estes hábitos a loja fica sempre em ordem, sem ocupar muito tempo.

Todos os dias

• Ver as encomendas por processar e enviar as que estão pagas.
• Adicionar os números de seguimento das encomendas enviadas.
• Atualizar o stock das agulhas vendidas na loja física.
• Pôr a etiqueta esgotado nos produtos que acabaram, e tirá la dos que voltaram.
• Responder às mensagens do formulário de contacto, do email e das redes sociais.

Todas as semanas

• Rever no Inventário as medidas de agulhas com pouco stock e decidir o que encomendar.
• Ativar os produtos a caminho que já chegaram e já têm preço.
• Confirmar que as encomendas pendentes de pagamento não ficaram esquecidas.
• Pesquisar esgotado na lista de produtos e confirmar que a lista está certa.

Todos os meses

• Ver em Análises os produtos mais vendidos e os que não saem.
• Rever a coleção Página inicial e trocar os produtos em destaque.
• Tirar a etiqueta novo dos produtos que já não são novidade.
• Arquivar produtos que deixaram de ser vendidos.
• Rever as promoções ativas e apagar códigos de desconto que já terminaram.

Dúvidas frequentes

As perguntas que costumam aparecer nas primeiras semanas.